Что такое аутсорсинг простыми словами и как легко на него перейти?

Привет гостям «Блога арбитражника»! Хорошо ли работать в режиме многозадачности? Это требование встречается во многих вакансиях. Но фишка состоит в том, что сами компании на постоянной основе передают часть своих функций в управление третьим лицам. Поэтому сегодня расскажу вам, что такое аутсорсинг простыми словами, и в каких случаях он применяется.

Понятие аутсорсинга

В переводе с английского слово «аутсорсинг» — это аббревиатура «outer-source-using», буквально означающая применение сторонних ресурсов. Говоря на более понятном языке, аутсорсинг – это привлечение к работе других компаний и возложение на них выполнение определенных функций.

Сейчас проблематично найти хоть одну организацию, выполняющую весь спектр работ самостоятельно. Этим способом реорганизации бизнеса пользуются крупные производственные корпорации, средний и мелкий бизнес, и даже сфера фриланса. С какой целью предприниматели используют ресурсы аутсорсинговых фирм? В первую очередь, для оптимизации статьи расходов, снизить их объемы, уменьшить управленческий штат. Третьи лица занимаются выполнением только непрофильных, второстепенных функций компании заказчика – чаще всего это услуги по уборке помещений, организации питания, охраны, логистики, ремонтные работы. Небольшие компании переводят в аутсорсинг бухгалтерию и юридическое сопровождение, контроль над IT-инфраструктурой.

Примеров такой практики немерено, и вы наверняка ежедневно с ними сталкиваетесь. Крупные торговые сети нанимают мерчендайзеров, занимающихся выкладкой товара по стандартам заказчика. Это гораздо дешевле, чем расширять собственный штат работников – потребуется заработная плата, плюс гора налоговых заморочек в виде отчислений и отчетности в различные структуры. Или берем в качестве примера маленькую службу доставки, работающую по упрощенной системе налогообложения и не имеющую потребности в наличии постоянно сидящего в офисе бухгалтера. С этой целью гораздо проще нанять человека со стороны, раз в месяц делающего все необходимые счета и отчеты.

Виды аутсорсинга

В каких случаях используется аутсорсинг? Другие фирмы привлекаются в ситуации, когда собственные непрофильные подразделения не приносят компании прибыль, но их содержание обходится довольно дорого, что портит общую отчетность. Сюда относится клининговые услуги, услуги по найму персонала, внешняя логистика и пр. Допустим, есть ли смысл тратить средства на создание грузового автопарка, строительство или аренду складских помещений, когда можно воспользоваться теми же ресурсами аутсорсинговой организации, и в несколько раз дешевле? Очевидно, что второй вариант финансово более привлекателен.

Какие виды аутсорсинга бывают?

• Производственный. Вы не найдете ни один завод или концерн, производящий абсолютно все на собственных мощностях. К примеру, любая российская компания по производству чая. На самом предприятии производится только упаковка переработанного сырья. Все остальные процессы – выпуск упаковочных материалов, разработка макетов, организация рекламы и пр. – передаются в управление третьим лицам.
• Бухгалтерский. Покупка и обновление полнофункционального онлайн-модуля 1С:Бухгалтерии в конце года превратится в счет на 50-60 тысяч. Мелким предпринимателям такое положение вещей крайне невыгодно, поэтому повсеместно практикуется найм внештатного бухгалтера. Существует три варианта взаимодействия:

 бухгалтер занимается исключительно формированием отчетности (за квартал и год), с дальнейшей передачей документов в налоговые органы;
 бухгалтерский учет, при этом простейшая первичная документация оформляется своим сотрудником;
 полный пакет бухгалтерских услуг, сопровождение предприятия на всех этапах.

• IT-услуги. Не всем организациям нужен штатный программист, но всем однозначно требуется профессионал. Почему компании заказывают обслуживание компьютерных сетей и программного обеспечения у аутсорсинговых фирм? Как правило, нагрузить работой на все 100 своего сотрудника не получится, ведь большая часть его обязанностей так или иначе будет заключаться в периодической настройке оборудования. Следовательно, платить заработную плату за пару-тройку часов реальной работы в сутки кажется немыслимым расточительством. Лучше привлечь к этому приходящего специалиста и рассчитываться с ним в соответствии с объемами выполненных заданий.
• Юридический. Постоянный штатный юрист нужен только крупным корпорациям с большими торговыми оборотами, наличием ценных бумаг и огромным количеством партнеров. В подобной ситуации ежедневное юридическое сопровождение действительно нужно, и подобные организации нанимают сразу несколько юристов. Мелкими предприятиями аутсорсинг может использоваться для:

 формирования и ведения документации внутри компании;
 судебных разбирательств (подготовки исковых заявлений и иных документов для участия в судебных процессах);
 корпоративной юриспруденции (оптимизации налогообложения, работы с ценными бумагами и пр.)

• Аутсорсинг персонала. Применяется для найма сотрудников на разовые или временные работы. Допустим, для распространения рекламных листовок, анонсирующих начало осенней распродажи спортивной обуви, однозначно проще привлечь сторонних «сотрудников». А супермаркетам — нанимать мерчендайзеров, которые самостоятельно наведут порядок на стеллажах и полках своих торговых марок, закажут нужное количество товара и проследят за его качеством, доставкой и другими позициями. Хотя есть маленькое «но»: поиск квалифицированных и ответственных сотрудников – занятие не из легких, особенно в небольших городах и населенных пунктах.
• Логистический. Хорошо, когда у компании есть свои склады, грузовые машины и полный штат сотрудников, контролирующих все логистические процессы. С другой стороны, содержание всего вышеперечисленного очень затратно. Аутсорсинговые фирмы, занимающиеся организацией логистики, имеют в наличии все необходимые ресурсы, пользоваться которыми в рамках заключенного договора выгоднее в разы, особенно в финансовом отношении. Есть пять степеней передачи управления перевозками третьим лицам («PL» — Party Logistic (частичная логистика)):

 1PL – полное отсутствие аутсорсинга;
 2PL – осуществляется внештатное управление складами и грузоперевозками:
 3PL – к предыдущему добавляется обработка, перевозка, складирование грузов, точечная доставка (типичная схема работы интернет-магазинов) и пр.;
 4PL – управление всей логистической цепочкой традиционными способами;
 5PL – такой же тариф «всё включено», но с полностью автоматизированным (электронным) управлением.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

К главным преимуществам аутсорсинга относится, в первую очередь, сокращение расходов на заработную плату. Передавая часть обязанностей другим фирмам, собственник экономит на отчислениях в Пенсионный Фонд, налогах в Федеральную налоговую службу, выплате премиальных. Сокращается объем документооборота. Организация получает возможность сконцентрироваться на профильных направлениях своей деятельности и повышении качества предоставляемых услуг. Кроме того, аутсорсинговые компании предоставляют профессиональные кадры вкупе с нормальной ценовой политикой, в то время как предприятие не может найти хорошего сотрудника на должность с невысокой оплатой.

Из недостатков можно выделить вероятную утечку информации и, как следствие, потерю конфиденциальности. Такая проблема решается только очень жесткими условиями договора. Кроме того, качество и стоимость аутсорсинга может напрямую зависеть от города, в котором расположено предприятие. Низкая конкуренция иногда является негативным фактором, напрямую влияющим на сотрудничество. Иными словами, если выбранная фирма – единственная в своей сфере обслуживания, есть вероятность нарваться на недешевый прайс при невысоком уровне оказания услуг.

Алгоритм перехода на аутсорсинг

Выбор аутсорсингового направления. На начальном этапе вам нужно определить, какие виды деятельности могут быть переведены в управление третьим лицам. На что нужно обращать внимание: показатель эффективности, сложность в организации и контроле непрофильных функций.

Выбор партнерской фирмы. При изучении аутсорсинговых фирм уточняйте следующую информацию:

• наличие своих ресурсов (штата сотрудников, складских помещений, транспорта, оборудования и т.п.);
• возможность работать с требуемыми объемами;
• соотношение количества заказчиков и ресурсов, и пр.

Подписание договора. Согласно ст.160-161 Гражданского кодекса РФ, аутсорсинговый договор обязан иметь письменную форму. Помимо наименования и прав и обязанностей обеих сторон, нем указываются такие пункты как:

• предмет договора (список аутсорсинговых услуг);
• объем предоставляемых услуг (или порядок его определения);
• стоимость договора (фиксированная или с опорой на прайс-лист);
• способы контроля и штрафные санкции (максимально подробно);
• срок действия документа, условия расторжения и т.п.

После заключения договора заказчик вносит предоплату, если таковая предусмотрена. Дальнейшие действия включают в себя контроль над исполнением обязательств и своевременное внесение платы за услуги (полностью в конце срока или ежемесячно, в зависимости от условий сотрудничества).

Аутсорсинг позволяет делегировать часть функционала другим компаниям, не нарушая течение производственного процесса. Это один из лучших способов оптимизации бизнеса, исключающий увеличение общего уровня расходов.

Подписывайтесь на обновления «Блога арбитражника»!

Похожие статьи

С чего начать малый бизнес: рабочие советы по созданию бизнеса

Что такое факторинг и как работает факторинговая компания?

Как увеличить свой капитал: проверенные способы

Признаки финансовой пирамиды и как с ней заработать?

Как заработать свой первый миллион и получить гарантированный результат?

Как вырваться из «крысиных бегов» раз и навсегда?